Branża architektoniczna w Stanach Zjednoczonych od dawna kojarzona jest z wyczerpującymi godzinami pracy, intensywnymi terminami i nieustannym dążeniem do monetyzacji kreatywności. Nie bez powodu, hiperproduktywność w Ameryce jest faktem. Równocześnie od 2022 roku coraz więcej firm rozważa alternatywny model działania, jakim jest czterodniowy tydzień pracy.
Inspiracji do zmian jest kilka. Po pierwsze, rosnąca świadomość potrzeby równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Po drugie, model pracy zdalnej po COVID-19 otworzył drzwi do przemyślenia utrwalonych idei na temat produktywności. Po trzecie coraz więcej mówi się o tym, jak krótszy tydzień pracy pozytywnie wpływa na środowisko (mniej biurowych odpadów i energii przeznaczanej na komunikację pracowników i klientów).
automatyzacja i narzędzia cyfrowe umożliwiają efektywne wdrożenie krótszego tygodnia pracy, minimalizując czasochłonne zadania
fot.: wal_172619 © Pixabay
Dodatkowo badania z zakresu neurobiologii sugerują, że krótszy tydzień pracy realnie poprawia funkcje poznawcze. Ludzki mózg potrzebuje czasu na przetworzenie informacji i generowanie kreatywnych rozwiązań, co sprawia, że długie godziny pracy są wręcz przeciwskuteczne w zawodach kreatywnych. Czterodniowy tydzień pracy zapewnia więc architektom i projektantom przestrzeń mentalną niezbędną do innowacji. Zmniejszenie tygodniowego obciążenia bez kompromisów w zakresie terminów projektowych zmusza zespoły do pracy inteligentniejszej i skuteczniejszej, a nie cięższej. W ramach tego myślenia firmy takie jak BSB Design, Gensler, Barefoot Architects czy Perkins&Will — by wymienić tylko te najbardziej rozpoznawalne — wytyczają szlaki, eksperymentując ze skondensowanymi harmonogramami, które stawiają na produktywność i kreatywność zamiast wtłaczanie swoich pracowników w wycieńczające tryby korporacyjnej struktury.
Pomysł krótszych tygodni pracy zyskuje na sile również na szczeblu ustawodawczym. Choć w Stanach Zjednoczonych nie ma ogólnokrajowego prawa dotyczącego skróconego tygodnia pracy, poszczególne stany forsują lokalne prawa wspierające elastyczne rozwiązania dla firm. Kalifornia na pewno przoduje, a w San Francisco coraz częściej dyskutuje się o wprowadzeniu dla całego stanu i wszystkich branż trzydziestodwugodzinnego tygodnia pracy.
czterodniowy tydzień pracy poprawia funkcje poznawcze i wspiera kreatywność
fot.: fahribaabdullah14 © Pixabay
Last but not least, firmy architektoniczne wprowadzające czterodniowy tydzień pracy zyskują również wsparcie klientów, którzy dostrzegają, że szczęśliwsi, bardziej zrelaksowani pracownicy to lepsza, o wyższej jakości praca. Jedną ze znaczących oczekiwanych zmian są przymiarki Amerykańskiego Instytutu Architektów (AIA), który rozważa rozluźnienie tygodniowego harmonogramu w ramach własnych struktur.
Wdrożenie czterodniowego tygodnia pracy w firmach architektonicznych jest wielkim wyzwaniem logistycznym: zarówno na poziomie samych biur, jak i kontaktu z klientami. Narzędzia takie jak Asana, Slack i Trello — aplikacje do zarządzania zadaniami kreatywnych zespołów — wspomagają wprowadzenie krótszego tygodnia pracy. Bardziej złożonym zagadnieniem jest wewnętrzny obieg dokumentów danych projektów, ich zdalne podpisywanie i dostarczanie do kontraktorów. W tym obszarze jednym z popularnych rozwiązań jest ArchiOffice, aplikacja zaprojektowana przez Stevena Burnsa, który sam jest architektem i właścicielem firmy z wieloletnim doświadczeniem. W 1993 roku, po siedmiu latach pracy w Skidmore, Owings & Merrill, Burns założył własną firmę, Burns + Beyerl Architects (BBA). Dostrzegając nieefektywności w jej zarządzaniu, Burns postanowił zaprogramować własne narzędzie do lepszego przepływu informacji wewnątrz biura. Pierwsze ArchiOffice integrowało kluczowe funkcje, takie jak śledzenie czasu i wydatków, przepływ pracy projektowej i budżetowanie.
model pracy zdalnej po COVID-19 przyczynił się do przemyślenia tradycyjnych założeń produktywności, otwierając drogę do krótszego tygodnia pracy
fot.: StockSnap © Pixabay
Od momentu powstania, narzędzie zostało wykorzystane przez ponad 4000 firm architektonicznych. Porozmawialiśmy ze Stevenem Burnsem na temat jego doświadczeń związanych z ArchiOffice i nowych wyzwań dla przywództwa w branżach kreatywnych w kontekście czterodniowego tygodnia pracy.
Ania Diduch: Jak praca z właścicielami firm architektonicznych zmieniła twoje spojrzenie na związek między kreatywnością a technologiami cyfrowymi?
Steven Burns: Dzięki ArchiOffice miałem osobisty kontakt z ponad 1400 firmami. Jako coach biznesowy, współpracujący bezpośrednio z właścicielami firm i ich kluczowym personelem, przekonałem się, że jedno z głównych wyzwań, przed którymi stoją biura, to znalezienie równowagi między obsługą klientów a budowaniem zrównoważonego, stabilnego biznesu. Innymi słowy: jak rosnąć bez zjadania własnych tkanek.
Ania Diduch: Pomysł czterodniowego tygodnia pracy zyskuje na popularności w ostatnich latach. Jaki jest szerszy kontekst tej idei?
Steven Burns: Siedemnaście lat temu Tim Ferriss opublikował książkę „4-godzinny tydzień pracy”, która spotkała się ze sceptycyzmem i entuzjazmem. Mimo kontrowersji, tytuł przez cztery lata znajdował się na liście bestsellerów „New York Timesa”, sprzedał się w ponad 2 milionach egzemplarzy i został przetłumaczony na czterdzieści języków.
W kontekście budowania zrównoważonego biznesu, o którym wspomniałem przed chwilą, lubię przywoływać także inny bestseller — „Atomowe nawyki” — z 2018 roku [autorem książki jest James Clear — przyp. red.], która podkreśla trudność budowania nawyków prowadzących do trwałych zmian. Celem mojej książki i mojej praktyki zawodowej nie jest oferowanie szybkich rozwiązań, ale pokazanie, jak zmiana nawyków i procesów pracy może uwolnić nas od uczucia przytłoczenia i tkwienia w zadaniach, które nie przynoszą radości.
COVID przewartościował także pojęcie produktywności jako „więcej znaczy lepiej”. Duch „zatrzymaj się i zastanów”, który pojawił się wraz z lockdownem, był momentem przebudzenia w poszukiwaniu rozwiązań zapewniających stabilność finansową, bazujących na bardziej elastycznym podejściu niż to, które dominowało przez większość XX wieku.
Ostatnio natknąłem się też na nowy ruch o nazwie FIRE — Financial Independence, Retire Early (Wczesna Emerytura dzięki Niezależności Finansowej), szczególnie popularny wśród pokolenia Z. Nie uważam tego za zrównoważony model. W życiu architekta nie chodzi o poszukiwanie skrótu do emerytury, lecz wzbogacenie dni o radość z kreatywności, jaką powinno przynosić projektowanie.
Ania Diduch: Jakie są praktyczne kroki do osiągnięcia czterodniowego tygodnia pracy?
Steven Burns: Tim Ferriss wyróżnia cztery główne obszary, które należy rozważyć, aby osiągnąć czterogodzinny tydzień pracy: Definicja, Eliminacja, Automatyzacja i Wyzwolenie. Najpierw kluczowe jest zdefiniowanie, czego chcesz od życia i co stanowi pracę. Następnie eliminacja — usuwanie zadań, które nie przyczyniają się do osiągnięcia zdefiniowanych celów, nawet jeśli są istotne dla biznesu. Automatyzacja pomaga usprawnić procesy, co prowadzi do wyzwolenia, gdy można swobodniej realizować swoje cele. To rodzaj obiegu zamkniętego.
Po ukończeniu studiów magisterskich przeprowadziłem się do Chicago i pracowałem dla renomowanej międzynarodowej firmy architektonicznej, spędzając w biurze dziewięćdziesiąt godzin tygodniowo. W tamtym czasie, pomimo długich godzin pracy, byłem niesamowicie szczęśliwy. Było to częściowo zasługą doskonałych procesów i mentoringu w firmie, które sprawiały, że praca była radością. Jednak wszystko zmieniło się, gdy założyłem własną firmę. Mimo początkowego sukcesu i rozwoju, zrozumiałem, że prowadzenie firmy i odpowiedzialność za klientów odebrały mi radość z pracy. Radość z bycia architektem została przyćmiona przez wymagania związane z prowadzeniem biznesu. Skłoniło mnie to do przedefiniowania tego, co stanowi szczęśliwe, spełnione życie. Jeszcze zanim książka Tima Ferrissa pojawiła się na rynku, zacząłem identyfikować pracę, która sprawiała mi radość, oraz zadania, które były konieczne dla trwałości biznesu, ale nie przynosiły mi szczęścia. Dlatego powiedziałbym, że czterodniowy tydzień pracy zaczyna się właśnie od eliminacji.
Ania Diduch: W jaki sposób stworzone przez ciebie oprogramowanie pomaga firmom osiągnąć lepszą produktywność w krótszym czasie?
Steven Burns: W każdej firmie wprowadzenie inteligentnej technologii może być przełomowe. Większość architektów zna już korzyści płynące z oprogramowania CAD i BIM. Jednak projektowanie to tylko cząstka architektonicznego biznesu. Ja skupiłem się na rozwoju produktu do zarządzania projektami, księgowości, czasu i rozliczeń, zasobów ludzkich i zarządzania relacjami z klientami. ArchiOffice nie tylko pomaga w osiągnięciu lepszej efektywności i rentowności, lecz także minimalizuje obciążenie pracą, zapewniając jednocześnie klarowność w podejmowaniu szybszych, mądrzejszych decyzji.
Chciałbym też dodać, że jednym z aspektów technologii, który uważam, że każda firma powinna przyjąć, jest transparentność. Wiele aplikacji do zarządzania biznesem i projektami oferuje ustawienia bezpieczeństwa, które pozwalają administratorom lub właścicielom firm kontrolować udostępnianie danych w firmie. Dlatego zachęcam do dawania uprawnień dla pracowników, aby mogli widzieć wyniki biznesowe i projektowe. Taka transparentność sprawia, że członkowie zespołu czują się szanowani i zaangażowani.
Ania Diduch: Pomówmy nieco o automatyzacji.
Steven Burns: Automatyzacja jest moim ulubionym tematem! W przeciwieństwie do śledzenia czasu spędzanego nad danymi zadaniami, czyli analizowaniu przeszłości, automatyzacja tworzy lepszą przyszłość, zajmując się powtarzalnymi, czasochłonnymi zadaniami. Automatyzacja może znacząco usprawnić operacje i zmniejszyć potrzebę ciągłej interwencji człowieka.
Automatyzacja szczególnie sprawdza się w takich obszarach jak: zaplanowane i zautomatyzowane raporty, zaplanowane lub zautomatyzowane fakturowanie, oraz księgowość. Tylko te trzy obszary automatyzacji mogą zaoszczędzić firmie do dwunastu tygodni roboczych rocznie, co przekłada się na znaczące oszczędności kosztów. Oszczędzony czas odpowiada 20–25 procentom rocznego czasu pracy pełnoetatowego pracownika.
Ania Diduch: Jaki jest związek między skróceniem czasu spędzanego w biurze a nowoczesnym przywództwem? Czy chodzi o pozytywny wizerunek firmy?
Steven Burns: To sięga głębiej. Dla przywództwa kluczowe jest delegowanie zadań. Kiedy jest wykonywane prawidłowo, przynosi korzyści zarówno osobie delegującej, jak i osobie, która otrzymuje przydzielone zadania. Przydzielanie nowych wyzwań, zwłaszcza jeśli wykraczają poza obecne umiejętności pracowników, buduje zaufanie i wzmacnia relacje. Dla osoby z wyższego szczebla oznacza to odciążenie i uwolnienie czasu na zadania, które są zgodne z jego celami. Wielu liderów obawia się delegowania z powodu strachu przed brakiem kompetencji, ale można temu łatwo zaradzić dzięki odpowiedniemu mentoringowi i przede wszystkim ujęciu całego procesu w ramy czasowe, które przewidują margines prób i błędów.
Ania Diduch: Dziękuję za rozmowę.
rozmawiała: Ania DIDUCH
Historyczka sztuki, dziennikarka kulturalna i kuratorka wystaw, która na co dzień mieszka w Nowym Jorku.
więcej: A&B 10/2024 – ZARASTANIE I CYRKULARNOŚĆ,
pobierz bezpłatne e-wydania A&B
