Organizowanie szkoleń i konferencji jest bardzo ważnie nie tylko dla doskonalenia kompetencji i umiejętności pracowników, ale i budowania prestiżu firmy. Przedsiębiorstwa, które aranżują i przygotowują tego rodzaju spotkania, umacniają swoją pozycję jako godnych zaufania profesjonalistów.
Szkolenia i konferencje biurowe – czy warto korzystać z zewnętrznych lokalizacji?
W organizacji szkoleń i konferencji wyspecjalizowało się wiele hoteli i specjalnie budowanych w tym celu ośrodków. Posiadają one odpowiednio duże sale, sprzęt i całą infrastrukturę potrzebną do tego, by wszystkich zgromadzonych uczestników nie tylko ugościć podczas samych prelekcji, ale też — w razie potrzeby — zapewnić nocleg, posiłki i dodatkowe usługi. Dla firm chcących przygotować takie spotkanie to duże ułatwienie, bo nie trzeba sobie w ogóle zaprzątać głowy żadnymi kwestiami logistycznymi. Zazwyczaj wystarczy rozmowa z przedstawicielami hotelu, podczas której należy podać podstawowe informacje dotyczące np. liczby uczestników, sposobu ułożenia stołów i krzeseł czy preferowanego sprzętu. Taka wygoda ma jednak swoją cenę. Koszty zorganizowania prestiżowej konferencji bądź szkolenia potrafią być naprawdę spore. Poza tym, w wyniku doświadczeń związanych z pandemią, zmieniły się nieco preferencje i przyzwyczajenia dotyczące bezpośrednich spotkań w dużych grupach. Wiele firm zrezygnowało z takich wydarzeń na rzecz szkoleń odbywających się online.
stoły konferencyjne CLOVER
© Contino
Przygotowanie sali szkoleniowej w siedzibie firmy
Jeśli firma organizuje dużo szkoleń i konferencji, albo jeśli kultura i styl pracy wymagają częstych spotkań całego zespołu, to dobrze jest wygospodarować w siedzibie firmy pomieszczenie przeznaczone tylko i wyłącznie na potrzeby takich wydarzeń. Jak powinny one wyglądać? Nie ma na to jednoznacznej odpowiedzi. Wszystko zależy od tego, jak liczne mają być w założeniu te spotkania i jaki ma być charakter (bardziej profesjonalny, czy też nastawiony na kreatywną wymianę myśli) oraz czy będą one wymagały zaangażowania dodatkowego sprzętu czy mebli.
Duże sale konferencyjne – co powinno się w nich znaleźć?
W przypadku organizowanych na dużą skalę szkoleń czy konferencji, konieczne jest zapewnienie wszystkim uczestnikom komfortowej przestrzeni i wygodnych mebli. Dobrze jest, jeśli pomieszczenie przeznaczone na tego rodzaju wydarzenia wyposażone jest w duże okna i jeśli dociera tam dużo światła dziennego. Istotne jest również, by każda z osób uczestniczących w spotkaniu, miała dla siebie wystarczająco dużo miejsca. Tłoczenie się przy zbyt małych stołach, siedzenie na niewygodnych krzesłach czy też praca na nieprzystosowanym do tego biurku potrafią drastycznie obniżyć efektywność takich szkoleń i spowodować, że uczestnicy — zamiast skupić się na chłonięciu wiedzy — będą odczuwać dyskomfort, zniechęcenie i zniecierpliwienie.
stoły konferencyjne TORO
© Contino
Jeśli chodzi o rozstaw krzeseł i stołów, to do wyboru są dwa podstawowe modele aranżacji. Jedna z nich stawia na wspólny duży stół, wokół którego ustawione są wygodne fotele czy krzesła. Może on mieć owalny, okrągły, prostokątny czy kwadratowy kształt. Taki układ pozwala nie tylko na dobrą interakcję między prelegentem i uczestnikami, ale też pomiędzy samymi uczestnikami. Wiele gotowych zestawów stołów i krzeseł konferencyjnych dostępnych jest na stronie firmy Contino. Uwagę zwracają tam m.in. nowoczesne i bardzo komfortowe meble z serii CLOVER, LINK czy SOFT. Prezentują one bardzo różne style, bo też preferencje dotyczące wystroju i charakteru sal konferencyjnych mogą znacznie się między sobą różnić. W jednych firmach lepiej sprawdzą się te bardziej nowoczesne, wyróżniające się oryginalną formą i wyrazistą kolorystyką. W innych zaś korzystniej będą prezentować się meble bardziej stonowane, wykonane z połączenia metalu i drewna.
stoły składane mobilne
© Contino
Inna szkoła proponuje ustawianie stołów i krzeseł w taki sposób, z jakim mamy do czynienia w szkołach. Każda osoba ma zatem swój osobny stolik i fotel, a osoba prowadząca spotkanie jest zwrócona do wszystkich przodem i prezentuje przygotowane przez siebie materiały na dużej tablicy, monitorze, wyświetlaczu czy innym urządzeniu pozwalającym na wyświetlanie plików na dużym ekranie. W takim wypadku uzasadnione wydaje się korzystanie ze składanych stołów, które po zakończonej konferencji można złożyć i przenieść do magazynów. To rozwiązanie polecane jest szczególnie w takich firmach, gdzie konferencje czy szkolenia odbywają się rzadko i gdzie jednocześnie nie ma na tyle dużo miejsca, by móc wygospodarować na stałe jedno z pomieszczeń tylko i wyłącznie na potrzeby szkoleniowe. Z oferty contino.pl do takiego zastosowania nadadzą się np. stoły składane mobilne i składane stoły konferencyjne.
stoły konferencyjne EVRO
© Contino
Jakie udogodnienia są ważne podczas szkoleń i konferencji?
Minęły już czasy, kiedy uczestnicy szkoleń i konferencji kładli przed sobą na stołach wyłącznie notatnik i długopis. Współcześnie większość osób biorących udział w takich spotkaniach przywozi ze sobą własne komputery, na które przesyłane są także w formie elektronicznej materiały od organizatorów. Trzeba zatem pomyśleć o tym, aby każde stanowisko było wyposażone w źródło zasilania i wygodne biurko, na którym można podłączyć laptopa i poprowadzić do niego kabel zasilający w taki sposób, by nie „plątał się” po stole. Nowoczesne biurka i stoły konferencyjne mają zazwyczaj albo specjalnie wykonane w tym celu przepusty na kable, albo dyskretnie zamontowane listwy zasilające.
krzesła Hens z pulpitem
© Contino
Kolejna rzecz — wygodne fotele i krzesła konferencyjne. To absolutna podstawa, by uczestnicy mogli w skupieniu śledzić przekazywane podczas szkolenia informacje i chłonąć wiedzę. Największy komfort zapewnią fotele z regulowanymi siedziskami i podłokietnikami, w których można też dopasować do swoich potrzeb kąt nachylenia siedziska i zagłówka, ale sprawdzą się również mniej zaawansowane modele. Ważne, aby miały miękkie obicie i wystarczająco obszerne siedziska. Warto też przeczytać artykuł pt. Czym się kierować przy wyborze krzeseł konferencyjnych?
Dodatkowe wyposażenie sal szkoleniowych i konferencyjnych w biurze
Zazwyczaj w sali konferencyjnej nie ma potrzeby wstawiania obszernych regałów czy półek na dokumenty lub książki. Dobrze, jeśli jest to przestrzeń otwarta, bo w takiej wydajniej się pracuje. Lepiej można się skoncentrować w miejscu, gdzie nadmiar przedmiotów nie odwraca naszej uwagi. Warto pomyśleć jednak o zaaranżowaniu kącika kawowego. Wystarczy niewielka szafka, ekspres do kawy, karafki ze świeżą wodą i sokami, talerze z małymi przekąskami oraz naczynia i potrzebne sztućce. Nie zaszkodzą również odpowiednio dobrane dekoracje. Zawsze sprawdzą się zielone rośliny i ciekawe plakaty bądź grafiki.
stoły konferencyjne LINK
© Contino
Aby móc prowadzić szkolenia i konferencje w sposób profesjonalny, nie obędzie się także bez odpowiedniego sprzętu audiowizualnego, projektorów multimedialnych oraz — w przypadku konferencji prowadzonych zdalnie — odpowiednich zestawów do wideo-i telekonferencji.
Jeśli chce się zaaranżować w swojej siedzibie salę szkoleniową, wato skorzystać z usług doświadczonych w tym aspekcie firm takich jak Contino. Doradzą one dobór najlepszych mebli, ich ustawienie i zajmą się przygotowaniem całego pomieszczenia, wykorzystując jego naturalne walory.
