Narzędzia IC Project
Jak w każdej branży, tak i w architekturze. Praca w biurze architektoniczno-projektowym ma swoją konkretną specyfikę, a zorganizowanie w odpowiedni sposób wszystkich procesów może okazać się długo poszukiwanym i skrywanym kluczem do sukcesu. Sukcesu, który zapewni lepsze funkcjonowania pracowni, a tym samym zwiększenie obrotów całego biznesu. Czy wiesz, jak to zrobić? Rozwiązaniem w tym przypadku będzie wdrożenie dedykowanego narzędzia dla branży architektonicznej — narzędzia IC Project, które zorganizuje pracę Twojego zespołu, zapewni poprawny obieg informacji, usprawni zarządzanie dokumentację projektową, a osobie zarządzającej zaoferuje masę mechanizmów poprawiających bieżącą kontrolę prac i wyliczania rentowności projektów.
IC Project, jako narzędzie stworzone dla pracowni architektonicznej
IC Project to polskie narzędzie, które zostało stworzone, aby lepiej zarządzać projektami. Projektami, których w branży architektonicznej mamy całą masę. Z biegiem czasu zostało udoskonalone o wiele dodatkowych funkcjonalności, które tworzą je kompleksowym dla całościowej organizacji pracy w pracowni projektowej. Na ten moment, IC Project to jeden z najczęściej wykorzystywanych systemów w biurach architektoniczno-projektowych w całej Polsce. Od razu warto jednak zaznaczyć, że mamy na myśli biura chcące się na co dzień rozwijać i dążyć do poprawy funkcjonowania całej pracowni. Niestety cały czas na rynku mamy sporo firm w branży, które wolą pozostawać przy swoich przyzwyczajeniach, a tym samym funkcjonować na Excelach czy plikach lokalnych — my nie mamy absolutnie nic do tego, aczkolwiek to właśnie przez tę organizację pracy, pracownia nigdy nie będzie realizowała więcej projektów, a tym samym nie zrobi kroku milowego ku swojemu rozwojowi.
IC PROJECT
© IC PROJECT
Bardzo ważna przy każdym narzędziu jest technologia, a IC Project to narzędzie, które zostało oparte na najlepszych z możliwych technologii tworzenia tego typu systemów. Jest to rozwiązanie bazujące na chmurze, dzięki czemu każdy z Twojego zespołu będzie miał dostęp do wszystkich kluczowych danych jedynie poprzez dostęp do sieci internetowej. Oczywiście nie musisz się martwić o bezpieczeństwo danych, bo są one chronione za pomocą najlepszych możliwych zabezpieczeń. Dokładnie tych, które wykorzystywane są w bankach, więc wyobraź sobie ich poziom. Analizując całe narzędzie, od razu przykuwa wzrok bardzo miły, a zarazem przyjemny interfejs. Bez wątpienia nie jest to program, który atakuje surowością, a bardziej dużą ilością kolorów. Feedback, który łatwo wyciągnąć od osób z branży świadczy o tym, że architekci i pozostali pracownicy biurowi najzwyczajniej w świecie chcą w tym rozwiązaniu pracować. Dlaczego? Bo jest to program bardzo funkcjonalny, prosty w obsłudze, a przede wszystkim intuicyjny na co dzień. To bardzo ważne.
Połączenie skutecznego zarządzania projektami z mechanizmami pracy zadaniowej zwiększy produktywność Twojego zespołu – stwórz odpowiednie środowisko do pracy
Praca projektowa to codzienność funkcjonowania każdej pracowni architektonicznej. Jeśli natomiast mówimy o projektach, myślimy zarazem o harmonogramach tych projektów. Aby poprawić produktywność całego biura, trzeba zadbać u podstaw o skuteczne zarządzanie całym procesem projektowym — tylko co de facto się w to składa? Przede wszystkim trzeba zadbać o odpowiednie rozpisanie struktury projektów - określenie etapów, grup zadaniowych i pojedynczych zadań. Jeśli to zrobimy, możemy podpiąć zasoby osobowe, m.in. naszych architektów czy projektantów. Tym samym, wszystkie rozpisane zadania w projekcie są oddelegowane, posiadają określone terminy, a także wszystkie potrzebne specyfikacje do realizacji danego zadania. Proces z którym borykamy się w naszych pracowniach na co dzień wydaje się przecież prosty i oczywisty, natomiast jeśli wejdziemy głębiej to czy rzeczywiście mamy odpowiednie narzędzia, aby tym sprawnie zarządzać?
Grafika z profilu IC Project na Facebooku
© IC PROJECT
Narzędzie dedykowane do tego procesu to m.in. IC Project, które pozwala w skuteczny sposób zarządzać projektem i pracą zadaniową. Tym samym, dodajesz Twoje projekty, określasz etapy, wyodrębniasz zadania, a także odpowiednio delegujesz pracę dla Twojego zespołu. To narzędzie, które wszystkie wymagane mechanizmy zapewnia w sposób automatyczny, bez żadnych dodatkowych kombinacji w arkuszach kalkulacyjnych — o tym możesz zapomnieć. IC Project zawsze poinformuje projektanta o nowym zadaniu, przypomni o zbliżającym się terminie, określi warunki wykonania zadania, a do osoby zarządzającej projektem wyśle informację o jego wykonaniu. Przede wszystkim jednak, każda osoba z Twojego zespołu otrzyma wizualizację prac i procesów, tym samym pełen klarowny obieg informacji. Wyobraź to sobie, wszyscy w zespole wiedzą co i na kiedy muszą wykonać. Ty natomiast kontrolujesz przebieg pracy i wiesz w którym miejscu jesteście. Zapewniając odpowiednie narzędzia sobie, a także swoim podopiecznym, zobaczysz jak z tygodnia na tydzień rośnie produktywność całego zespołu. Rosnąca produktywność to wyższy obrót — czy tego chcemy?
Twórz harmonogramy projektów w sposób automatyczny, zarządzaj w sposób wizualny – harmonogram, czyli kluczowy aspekt w każdej pracowni architektonicznej
Przyznaj, harmonogram to jeden z najczęściej otwieranych dokumentów przy realizacji projektów. Tworzenie odpowiedniego harmonogramu to nie lada wyzwanie — trzeba wszystko odpowiednio zaplanować terminowo, połączyć w całość, przewidzieć przesunięcia, a na koniec przedstawić i omówić z odpowiednimi osobami. A gdyby tak harmonogram tworzył się automatycznie na podstawie struktury Twojego projektu? Pamiętasz aspekt z podziałem projektu na etapy, a także wyszczególnieniem poszczególnych zadań? Korzystając z IC Project otrzymujesz automatyczne połączenie procesów — dodając strukturę projektu, Twój harmonogram tworzy się równocześnie. Dzięki temu, nie musisz wykonywać żadnej dodatkowej pracy, a przy każdym projekcie prowadzonym w narzędziu masz dostępny jego wizualny harmonogram. Jak przystało na narzędzie oparte na najlepszej technologii, jest to harmonogram dynamiczny, które oferuje masę funkcjonalności.
Grafika ze strony www.icproject.com
© IC PROJECT
Zacznijmy od tego, że IC Project przedstawia strukturę Twojego projektu, a więc etapy, grupy zadaniowe czy pojedyncze zadania, a obok to wszystko jest pokazane terminowo na osi czasu. Wykorzystując to rozwiązanie, masz dwa różne, a zarazem kluczowe widoki na Twój projekt. Idąc dalej, z poziomu harmonogramu możesz intuicyjnie metodą drag & drop poustawiać każdy element Twojego projektu – jest to sposób niezwykle lubiany, dzięki czemu cały projekt poustawiasz terminowo w zaledwie kilkadziesiąt sekund. Kilka przesunięć i gotowe. Trzeci aspekt, który warto zaznaczyć to tworzenie zależności między składowymi projektu. Przyznaj się, doskonale znasz sytuację, że jeśli opóźnimy się z pozyskiwaniem dokumentów to nie ruszymy z zadaniami naszych projektantów. To wszystko możesz zautomatyzować na osi czasu, opóźnienie jednego, wpłynie na automatyczne przesunięcie kolejnego. A nawet całego projektu — Ty decydujesz o regułach. Na koniec trzeba wspomnieć m.in. o kamieniach milowych, które zawsze jasno i klarownie zasygnalizują potencjalne zmienne na projekcie, pokazanych odchyleniach i opóźnieniach, czy możliwości wyeksportowania stworzonego wykresu w IC Project do wszystkich najpopularniejszych formatów plików zewnętrznych. Tym samym, omówisz cały harmonogram na spotkaniu z zespołem, przedstawisz swojego klientowi czy też podwykonawcom. Możliwości masz całą masę, wystarczy, że postawisz na narzędzie IC Project, które zostało stworzone, aby pomóc Ci w codziennych procesach.
Zyskaj możliwości lepszego zarządzania Twoją pracownią projektową – jak wyceniać, określać rentowność i wyliczać koszty Twoich projektów?
Skuteczne zarządzania każdą pracownią architektoniczną to nie lada wyzwanie. Praktycznie wszystkie prowadzone projekty zazwyczaj są projektami zewnętrznymi, a więc realizowanymi dla naszych klientów zewnętrznych. Tym samym, na starcie projekt trzeba odpowiednio wycenić, w trakcie jego trwania zyskać informację o naszych realnych kosztach, a na koniec określić jego rentowność i realny zysk dla naszej firmy. Bez odpowiedniej struktury pracy zdecydowanie nie jest to łatwe. Zarządzanie biurem na orientacyjnych wycenach, przybliżonych kosztach, a na koniec rentowności z dużym marginesem błędu to nie jest zarządzanie — to błędne dane, które fałszują to, co robimy na co dzień. Jak zatem to poprawić i zyskać możliwości, aby cała pracownia funkcjonowała dużo lepiej?
Ponownie rozwiązaniem będzie IC Project, który jest nie tylko systemem do prowadzenia projektów i pracy zadaniowej, ale również znakomitym rozwiązaniem dla wszystkich osób zarządzających. Wspomnieliśmy już, że to narzędzie pozwala odpowiednio zarządzać projektem, a do każdego projektu automatycznie tworzony jest cały wizualny i terminowy harmonogram. To jednak nie wszystko, co deweloperzy proponują w połączeniu funkcjonalnym. Każdy projekt ze swoją pełną strukturą dodatkowo otrzymuje pełen moduł finansowy, który umożliwia osobom zarządzającym m.in. stworzenie wstępnej kalkulacji kosztowej, zarobkowej, a w trakcie trwania projektu kontrolowanie rosnących kosztów. Na koniec zawsze w IC Project zobaczymy jasny i klarowny wynik finansowy, który będzie niczym innym, jak bardzo dokładnym określeniem rentowności projektu.
Grafika ze strony www.icproject.com
© IC PROJECT
Funkcjonowanie całego modułu finansowego zostało skrupulatnie przemyślane, przeanalizowane i zaimplementowane do tego kompleksowego narzędzia. W każdej pracowni architektonicznej ogromne wyzwanie stanowi wyliczenie realnego kosztu danego pracownika. Bazując jednak na narzędziu, które służy do zarządzania projektem i zadaniami, musisz przyznać, że teraz widzimy już pewne światełku w tunelu. W IC Project każde biuro otrzymuje do wykorzystania pełną funkcjonalność mierzenia i raportowania czasu pracy. Jeśli tylko oddelegujemy projektantom czy architektom odpowiednie zadania, oni mogą zmierzyć lub ręcznie zaraportować, ile czasu poświęcili realnie na każde z zadań. Tym samym, osoba zarządzająca otrzyma specjalne raporty i dowie się w każdym momencie, ile rzeczywiście dany projekt pochłonął realnego czasu pracy.
Musisz przyznać, że już teraz brzmi to co najmniej dobrze. To jednak nie wszystko. Jeśli pójdziemy o krok dalej i podepniemy do naszego pracownika stawkę godzinową, a on wykona zaraportuje poświęcony czas, Ty zobaczysz jego koszt. Ilość jego czasu poświęconego na zadaniach w projekcie automatycznie przemnoży się przez stawkę godzinową, a Ty zobaczysz to w module finansowym na zasadzie kosztu wykonanego w projekcie. Jeśli do tej pory te dane Ci się rozmywały, w IC Project otrzymasz specjalne mechanizmy i automatyzacje pracy, które sprawią Twoją pracę łatwiejszą.
IC Project – narzędzie, które zmieni pracę w Twoim biurze projektowym.
Mówię: Sprawdzam!
Jak widzisz, IC Project to narzędzie, które posiada bardzo wysokie możliwości. To, co zostało opisane powyżej to jednak nie wszystko, ponieważ w tym systemie znajdziesz m.in. różne sposoby na lepsze zarządzanie dokumentacją projektową, możliwości do zorganizowania pracy z Twoimi kontrahentami czy całe środowisko komunikacyjne razem z kalendarzem dla Twojego zespołu. Kluczowe jednak w tym wszystkim jest to, że analizując cały system można dojść do konkretnego wniosku — to narzędzie, które perfekcyjnie wpisuje się w specyfikę procesów pracowni architektonicznej. Liczba obecnie funkcjonujących biur w tym rozwiązaniu robi duże wrażenie, natomiast patrząc na to, co potrafi zmienić IC Project w biurze projektowym, kompletnie to nie dziwi.
Czytając o wszystkich procesach, wyrabiasz sobie pewnie wrażenie o ogromnym i drogim oprogramowaniu - błąd, błąd, błąd. To bardzo zwinne, szybkie, a przy tym niezwykle tanie oprogramowanie. Dla przykładu, rok pracy w IC Project dla biura 10-osobowego razem z pełnym wsparciem to koszt nieco ponad 2 tysiące złotych. Przy tym wszystkim jest intuicyjne w obsłudze — to nawet nie nasza opinia, a ludzi z branży, którzy na co dzień pracują w IC Project i nie wyobrażają sobie obecnie powrotu do demonów przeszłości. Jeśli chcesz spróbować, sprawdź. Odwiedź IC Project i przetestuj cały system za darmo, a najlepiej polecamy umówić się na dedykowaną prezentację z deweloperami systemu — to zdecydowanie najskuteczniejsza forma na poznanie tego rozwiązania. Wtedy ocenisz jego realną przydatność i przełożenie funkcjonalności na Twoje biuro.
Więcej informacji na stronie firmy IC Project w portalu PdA
oraz na stronie IC Project.
